Einblicke in die Abteilungen

Heute werde ich euch in chronologischer Reihenfolge die jeweiligen Abteilungen vorstellen und die Aufgaben erläutern.

MasterData & Einkauf:

Die allererste Station meiner Ausbildung umfasst zwei verschiedene Bereiche.

Im Bereich MasterData werden alle relevanten Informationen und Formalitäten von den Unternehmern und Kunden eingeholt und in einem dafür konfiguriertem System hinterlegt. Kauft oder verkauft einer unserer Disponenten einen Transportauftrag, muss das Unternehmen gegebenenfalls mit einer intern fortlaufenden Nummer neu angelegt werden und/oder Gültigkeiten von Lizenzen; Versicherungen etc. geprüft und aktualisiert werden.

In diesem Zusammenhang ist auch das MiLog (Mindestlohngesetz) zu nennen, welches jedes Unternehmen einzuhalten hat. Da der Auftraggeber für die Einhaltung auch durch von ihm beauftragte Subunternehmer haftet, ist es verpflichtend, diesen Nachweis schriftlich zu übermitteln.

Der Einkauf trägt unter anderem die Verantwortung für die Beschaffung von verschieden Produkten, Einholen von Angeboten oder auch der Verwaltung von diversen Verträgen. Meine persönliche Aufgabe war es, anhand von Grafiken, Tabellen oder Diagrammen Überblicke zu erstellen und Angebotsvergleiche durchzuführen. Zudem durfte ich – telefonisch - Bestellungen tätigen.

Sekretariat & Schäden

Die bisher längste Zeit meiner Ausbildung habe ich in diesen zusammenhörigen Bereichen verbracht.

Im Sekretariat werden Termine geplant, Büromaterialien und Lebensmittel eingekauft sowie verwaltet. Zugleich ist man für die Verwaltung von Anrufen in die Zentrale und allgemeinen Mails zuständig. Das gleiche Prinzip gilt bei Rechnungen, Mahnungen, Einladungen etc., welche durch den täglichen Postversand zugestellt werden.

Des Weiteren wird die unternehmenseigene Tankstelle täglich nach Mängeln und Tankinhalt geprüft. Bei Bedarf muss dann der benötigte Treibstoff bestellt und im System eingepflegt werden. Jeder Fahrer, Mitarbeiter und Kunde benötigt zum Tanken einen Chip, der in dem zugehörigen System angelegt und freigegeben werden muss. Die individuellen Zugangschips aller Mitarbeiter habe ich ebenfalls angelegt.

Jeder Schaden, mit dem Fahrzeuge von Haaf in Verbindung stehen, ist zu bearbeiten. Je nach Schadensart müssen Versicherungen und/oder Rechtsanwälte eingeschaltet werden. Jeder Fall bekommt eine eigene Schadensnummer, welche für die Dokumentierung neuer Erkenntnisse elementar ist

POD (Proof of delivery)

Meine aktuelle Abteilung ist die letzte, die ich euch vorstellen möchte.

Wie der Name der Abteilung schon zu vermuten lässt, muss irgendetwas kontrolliert werden. Zum einen wären das die Ablieferbelege der eigenen LKW’s und zum anderen Frachtrechnungen von Unternehmern. In einem dafür konzipierten System dokumentiere ich die Vollständigkeit und Korrektheit. Sollten Belege oder Rechnungen fehlen, reklamiere ich diese bei den jeweiligen Mitarbeitern oder Unternehmern. Die Ablage erfolgt digital und analog.

Die POD verwaltet zudem alle Palettenbewegungen in diesem System. Es müssen Zustellaufträge, Rückholaufträge und Palettenrechnungen erstellt werden, damit eine einwandfreie Abgleichung der verschieden Konten gewährleistet ist.

Das war auch schon die kurze Vorstellung von den Abteilungen, die ich bisher durchlaufen habe. Ihr könnt euch in meinem nächsten Blog-Eintrag unter anderem über Einblicke in die Berufsschule freuen. Bis dahin wünsche ich euch viel Gesundheit in dieser ereignisreichen Zeit und eine erfolgreiche Suche nach der für euch perfekten Ausbildung!

Euer Luca :-)